Inspelning och integritet i Zoom

Ett LU Zoom-möte är behandling av personuppgifter

Enligt dataskyddsförordningen är såväl ett realtidsmöte i Zoom som inspelning av detsamma en behandling av personuppgifter. Inspelning anses vara ett större intrång i deltagarnas personliga integritet än ett möte som inte spelas in. 

Ett möte skall alltså inte spelas in bara för att de tekniska förutsättningarna finns, utan det ska finnas en genomtänkt avsikt med inspelningen som lutar sig på någon av de rättsliga grunder för behandling av personuppgifter som dataskyddsförordningen medger.

Diskutera inte känsliga eller sekretessbelagda ämnen i ett Zoom-möte

LU Zoom är inte en lämplig kanal för att diskutera känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information, oavsett om detta möte spelas in eller ej.

Undervisning via Zoom

Om du deltar i undervisning via Zoom och detta möte spelas in, så är det för att läraren bedömt att undervisningen eller examinationen inte kan genomföras utan inspelning.

Inspelningen lagras endast lokalt på lärarens dator. Läraren avgör om det finns behov av att publicera inspelningen; den normala publikationsmetoden för denna typ av inspelningar är i berörd kurs i Canvas. Det är också läraren som avgör hur länge inspelningen ska vara tillgänglig, i normalfallet är detta så länge som kursen är tillgänglig i Canvas. Information om detta bör ha delgetts dig som mötesdeltagare - i synnerhet om det avviker från ovan angivna normalfall, om inte så fråga gärna. 

Övriga möten via Zoom

Utöver undervisning så används Zoom även till en uppsjö av andra typer av möten vid Lunds universitet. Vissa av dessa möten är en del av den myndighetsutövning som LU utför, andra mer informella möten mellan jämlikar.

Det går därför inte att fastställa en gemensam rättslig grund till den behandling av personuppgifter som en inspelning av dessa möten vilar på, utan för varje möte behöver den rättsliga grunden till inspelandet fastställas och information om detta delges deltagarna. I dessa fall finns inte heller en föredragen kanal för publicering eller naturlig slutgräns för denna publicering, utan även detta måste fastställas för varje möte.

Inspelningen lagras endast lokalt på den inspelande deltagarens dator. Eventuell publicering av inspelningen avtalas mellan mötesdeltagarna.

Begränsa intrång i personlig integritet

För att minimera det intrång i din personliga integritet som en inspelning kan innebära, kan du om mötets karaktär tillåter detta antingen stänga av din webbkamera (så du inte medverkar med bild) och/eller din mikrofon (så att du inte medverkar med ljud). 

Om du vill eller måste delta med bild eller ljud är det en god idé att välja en plats som minimerar hur mycket information du delar med dig av för mötet ovidkommande bakgrundsbilder eller -ljud. Det är också bra att stänga av mikrofonen under den tid du inte själv talar. Du kan också välja att använda dig av en virtuell bakgrund, så att det rum du befinner dig i inte spelas in.

Personuppgiftsbehandling vid Lunds universitet

Lunds universitet (Box 117, 221 00 LUND, tel. 046-222 00 00, registratorluse org.nr 202100-3211) är personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen för denna behandling av personuppgifter.

Kontaktperson för LU Zoom är Lotta Åbjörnsson, epostadress lotta.abjornssonahu.luse

Epostadress till dataskyddsombud

Generell information om hur Lunds universitet behandlar personuppgifter

Information för anställda om personuppgifter och dataskydd

Information för anställda om Personuppgiftsbehandling i samband med examination och utbildning på distans med anledning av Corona